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Decreto 058 de 2018 Alcalde Mayor

Fecha de Expedición:
24/01/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
01/02/2018
Medio de Publicación:
Publicado en el Registro Distrital No. 6246 del 31 de enero de 2018.


 
 

DECRETO 058 DE 2018

 

(Enero 24)

 

Por el cual se ordena la racionalización, simplificación, automatización y virtualización, de los trámites vinculados de la cadena de Urbanismo y Construcción en Bogotá D.C, y se dictan otras disposiciones.

 

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

 

En uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por los numerales 3 y 4 del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 83 de la Constitución Política señala que "Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas."

 

Que el artículo 84 ídem preceptúa que "Cuando un derecho o una actividad hayan sido reglamentados de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales para su ejercicio. ".

 

Que el artículo 209 ibídem establece que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración defunciones (...)".

 

Que el artículo 333 ejusdem garantiza la libertad económica y la iniciativa privada para cuyo ejercicio determina que nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la Ley y consagra la libre competencia como un derecho de todos.

 

Que el artículo 2 de la Ley 527 de 1999, consagra la validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos, entendiéndolos como "La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax".

 

Que el artículo 6 ibídem establece que "Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta". Lo anterior, en cumplimiento del principio de equivalencia funcional, en el entendido que todo mensaje de datos debe ser íntegro y auténtico, no exista alteración de la información electrónica y concurra con una identificación del emisor del mensaje garantizado. En ese sentido, si un mensaje de datos (entendido como la información almacenada, transformada, generada, enviada, recibida, y en general tratada por medios electrónicos) cumple con los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o físico de transmisión de información, aquel tendrá los mismos efectos jurídicos que dicho medio físico.

 

Que el artículo 1 de la Ley 962 de 2005 señala que, para facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, serán de obligatoria observancia los principios rectores de la política de racionalización, estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados. En este sentido, el numeral 4 del citado artículo, establece como principio rector el fortalecimiento tecnológico, mediante el cual se busca articular la actuación de la Administración Pública y disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, a través del incentivo del uso de medios tecnológicos integrados.

 

Que el artículo 6 ídem consagra que "Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, afín de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa...".

 

Que la Ley 1341 de 2009, estableció el marco general del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, incorporando principios, conceptos y competencias sobre su organización y desarrollo, e igualmente señaló que tales Tecnologías deben servir al interés general y, por tanto, es deber del Estado promover su acceso eficiente y en igualdad de oportunidades a todos los habitantes del territorio nacional.

 

Que el Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011, determina la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En tal sentido, se pueden realizar procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos, los cuales tendrán la validez y fuerza probatoria conferida en las disposiciones del Código General del Proceso.

 

Que el numeral 2 del artículo 38 del Decreto Ley 019 de 2012, hace referencia al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.

 

Que el artículo 11 de la Ley 1581 de 2012, dispone que "La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos ".

 

Que la Ley 1712 de 2014, garantiza el acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información, y señala en el artículo 2 que "Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley ".

 

Que el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, determina que "Bajo la plena observancia del derecho fundamental de hábeas data, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Min TIC), en coordinación con las entidades responsables de cada uno de los trámites y servicios, definirá y expedirá los estándares, modelos, lineamientos y normas técnicas para la incorporación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), que contribuyan a la mejora de los trámites y servicios que el Estado ofrece al ciudadano, los cuales deberán ser adoptados por las entidades estatales y aplicarán, entre otros, para los siguientes casos:

 

(...)

 

c) Autenticación electrónica.

 

d) Publicación de dalos abiertos.

 

e) Integración de los sistemas de información de trámites y servicios de las entidades estatales con el Portal del Estado colombiano.

 

f) Implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.

 

(...) j) Interoperabilidad de datos como base para la estructuración de la estrategia que sobre la captura, almacenamiento, procesamiento, análisis y publicación de grandes volúmenes de datos (Big Data) que formule el Departamento Nacional de Planeación ".

 

Que el artículo 2.2.2.47.3 del Decreto Nacional 1074 de 2015 establece que "cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje".

 

Que el Decreto Nacional 1078 de 2015, establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, aplicable a las entidades territoriales, y determina la necesidad de construir un Estado Abierto, más eficiente, transparente y participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. En tal sentido el artículo 2.2.9.1.3.2 ídem estableció la obligación de implementar las actividades de Gobierno en Línea para el 2018, para las alcaldías de categoría especial con una meta del 100% en TIC para servicios, gobierno abierto y gestión.

 

Que el Decreto Nacional 1080 de 2015, reglamentó el expediente electrónico y la gestión documental electrónica al interior de la Administración Pública.

 

Que el artículo 3 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, consagra que "La función administrativa distrital se desarrollará en consonancia con el interés general de la ciudadanía y los fines del Estado Social de Derecho y se llevará a cabo atendiendo los principios constitucionales y legales de democratización y control social de la Administración Pública Distrital, moralidad, transparencia, publicidad, igualdad, imparcialidad, efectividad, economía, celeridad y buena fe, así como a los principios de distribución de competencias, coordinación, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad(... ".

 

Que el inciso 3 del artículo 5 ídem señala que "(...) Las actuaciones administrativas serán públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de las reservas legales.".

 

Que el Decreto Distrital 619 de 2007 define las reglas sobre la validez de la información y las comunicaciones soportadas en mensajes de datos que se generen en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos que adelanten las entidades, los organismos y órganos de control del Distrito Capital.

 

Que el inciso 2 del artículo 2 del Decreto Distrital 296 de 2008, establece que la Comisión Distrital de Sistemas deberá adoptar, estructurar, consolidar, coordinar, orientar, divulgar y realizar el seguimiento de la Estrategia Distrital de "Gobierno en Línea", conforme a la normatividad vigente.

 

Que mediante la Resolución 305 de 2008, modificada por la Resolución 004 de 2017, expedidas por la Comisión Distrital de Sistemas de Bogotá, D.C. - CDS, se determina el fortalecimiento institucional en materia de TIC para todas las entidades distritales y se establece la obligación de las entidades, organismos y órganos de Control del Distrito Capital a implementar, ejecutar, seguir y divulgar el Plan Estratégico de TIC - PETI.

 

Que el Decreto Distrital 366 de 2008, definió las acciones que se deben adelantar en desarrollo del proyecto de mejoramiento, automatización y simplificación de los trámites de urbanismo y construcción en Bogotá D.C, denominado "Trámite Fácil, Construcción Positiva", así como las entidades públicas vinculadas al mismo, en el marco general de sus competencias.

 

Que el Decreto Distrital 177 de 2010, modificado por el Decreto Distrital 528 de 2011, estableció los mecanismos para la racionalización, simplificación y automatización de los trámites administrativos vinculados a la cadena de urbanismo y construcción, señalados en el Decreto Distrital 366 de 2008.

 

Que en consideración de lo expuesto, la Secretaría Distrital del Hábitat, propende por la articulación y eficiencia en los procesos y procedimientos inherentes a la gestión relacionada con el desarrollo de proyectos urbanísticos en la ciudad, que generan viviendas para las poblaciones más vulnerables, con el fin de que se promuevan y ejecuten las acciones para lograr la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de trámites de la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá D.C, por parte de las entidades distritales que allí intervienen.

 

Que, en este sentido, se requiere la acción conjunta de las siguientes entidades distritales en función de su participación en la cadena de trámites de urbanismo y construcción, tal como se señala a continuación:

 

Entidad

TRÁMITES

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE

LA DEFENSORÍA DEL

ESPACIO PÚBLICO DADEP

Entrega material de las áreas públicas objeto de cesión obligatoria

Escritura pública de las zonas de cesión obligatoria a favor del Distrito Capital

EMPRESA DE

ACUEDUCTO,

ALCANTARILLADO Y

ASEO DE BOGOTÁ EAB ESP

Factibilidad de Servicios

Certificación de viabilidad y disponibilidad inmediata de servicios públicos

Revisión y aprobación de proyectos de redes externas de urbanismo

Supervisión técnica de urbanismo

Servicio temporal

Estado técnico actual de las redes para la conexión en predios de sectores consolidados

Domiciliarias alcantarillado

Acometidas definitivas acueducto

EMPRESA DE

RENOVACIÓN Y

DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ - ERU

Traslado para provisión de VIS Y VIP respecto de inmuebles sometidos a tratamiento de desarrollo

EMPRESA DE

TELECOMUNICACIONES

DE BOGOTÁ ETB SA ESP

Disponibilidad de servicio (ETB)

Radicación del proyecto ante ETB

Acta de Verificación Final de Obra ante ETB (Paz y Salvo)

INSTITUTO DISTRITAL

DE GESTIÓN DE

RIESGOS Y CAMBIO

CLIMÁTICO - IDIGER

Concepto Técnico para Licencias de Urbanización y Construcción en Zonas de Amenazas y/o Riesgo Alto y Medio

INSTITUTO DISTRITAL

DE PATRIMONIO

CULTURAL - IDPC

Aprobación de Anteproyectos de Intervención

INSTITUTO DISTRITAL

DE RECREACIÓN Y

DEPORTE - IDRD

Liquidación y recaudo del pago del fondo compensatorio de cesiones públicas para parques y equipamientos, aplicación del Decreto 323 de 2004

Aprobación del proyecto específico de zonas de cesión para parques y equipamientos (Decreto 190 de 2004) - Constancia de la visita de inspección

INSTITUTO DE

DESARROLLO URBANO

- IDU

Intervención de Urbanizadores y/o Terceros

Solicitud de estudio y expedición de la licencia de excavación

Pago compensatorio de estacionamientos

JARDIN BOTANICO DE

BOGOTÁ JOSÉ

CELESTINO MUTIS - JBB

Aprobación de diseño paisajístico

SECRETARÍA

DISTRITAL DE

AMBIENTE - SDA

Plan de manejo recuperación y restauración ambiental

Permiso de ocupación de cauce y depósito de agua

Clasificación de impacto ambiental para trámite de licencias de construcción

Evaluación técnica de arbolado urbano

Registro de publicidad exterior visual

SECRETARÍA

DISTRITAL DEL

HÁBITAT - SDHT

Solicitud de Radicación de documentos para la enajenación de inmuebles

Solicitud de Registro de Enajenador

Alternativa de cumplimiento de la obligación VIP

SECRETARÍA

DISTRITAL DE

MOVILIDAD - SDM

Verificación Técnica de la señalización implementada

Emisión de concepto a propuestas técnicas de proyectos de diseño de señalización

Planes de manejo de tránsito

Revisión y aprobación de los estudios de tránsito

SECRETARIA

DISTRITAL DE

PLANEACIÓN - SDP

Licencia de Intervención del Espacio Público

SECRETARÍA

DISTRITAL DE

HACIENDA - SDH

Solicitud de acreditación de liquidación y pago del impuesto redial

Liquidación y pago del impuesto de delineación urbana

UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE

CATASTRO DISTRITAL UAECD

Certificación de cabida y linderos

Actualización del plano topográfico

Englobe

Desenglobe

Asignación provisional de nomenclatura

Incorporación de levantamientos topográficos

UNIDAD

ADMINISTRATIVA DE

SERVICIOS PÚBLICOS UAESP

Aprobación de Estudios Fotométricos para proyectos de

Alumbrado Público

Disponibilidad del Servicio de Aseo

Recibo de infraestructura

 

Que, con el propósito de cumplir con las metas fijadas por las normas nacionales en la implementación de la estrategia de gobierno en línea, se hace necesario ordenar la implementación de los mecanismos para la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de los trámites administrativos vinculados a la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá D.C, y fijar un plazo para el efecto.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

Artículo 1°. - Objeto. Ordenar la implementación de los mecanismos para la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de los trámites administrativos vinculados a la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá D.C, en la que intervienen las entidades distritales señaladas en el artículo 3 del presente decreto, y establecer los plazos para que tales entidades virtualicen dichos trámites, a través de la plataforma web Super CADE Virtual Ventanilla Única de la Construcción, designando a la Secretaría Distrital del Hábitat como coordinadora del mencionado proceso.

 

Artículo 2°. - Definiciones fundamentales. Para la aplicación e interpretación del presente decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

1. Automatización. Uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación-TIC para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites.

 

2.Simplificación. Rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos, transversales que integran más de una entidad del Estado.

 

3. Racionalización. Rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos al interior de cada entidad responsable.

 

4. Virtualización. Desarrollo del trámite a través de las TIC, lo que supone dos (2) alternativas de implementación:

 

a. Desmaterialización. Cuando el trámite posibilita la incorporación de documentos escaneados o digitalizados.

 

b. Inmaterialización. Cuando el trámite desde su inicio se desarrolla utilizando flujos documentales electrónicos y no existe materialidad alguna en el proceso, pues tanto el impulso del trámite como el acto administrativo que pone fin a éste son electrónicos.

 

5. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

 

6. Mensaje de datos. Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, correo electrónico, telegrama, télex o telefax.

 

7. Cadena de trámites. Relación que se establece entre los trámites y los requisitos exigidos para su realización.

 

8. Cadena de trámites de urbanismo y construcción. Conjunto de trámites que el urbanizador o el constructor deben realizar para la obtención de conceptos, permisos y licencias que permitan el desarrollo de las obras conforme a las disposiciones legales vigentes.

 

9. SuperCADE. Centro de Servicios de la Administración Distrital, en el que bajo un solo techo se pueden realizar trámites y obtener servicios de entidades públicas, tanto del orden distrital como nacional, y de entidades privadas.

 

10. SuperCADE Virtual. Centro de atención virtual de servicios de la Administración Distrital, en el que se pueden realizar trámites y servicios integrales en línea, en cabeza de una o varias entidades públicas del orden distrital, nacional y entidades privadas, realizando interoperabilidad de procesos públicos y privados en beneficios de los usuarios.

 

11. Ventanilla Única de la Construcción. Sitio virtual o plataforma web desde el cual se gestiona, de manera integrada, para dar solución al usuario, la realización de trámites administrativos vinculados a la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá D.C, que están en cabeza de una o varias entidades.

 

Artículo 3°.- Entidades distritales responsables de la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de trámites de urbanismo y construcción. En el marco de sus competencias, las entidades distritales responsables de aplicar las disposiciones del presente decreto, son las siguientes:

 

1. Secretaría Distrital de Ambiente - SDA.

 

2. Secretaría Distrital de Hacienda - SDH.

 

3. Secretaría Distrital del Hábitat - SDHT.

 

4. Secretaría Distrital de Movilidad - SDM.

 

5. Secretaría Distrital de Planeación - SDP.

 

6. Departamento Administrativo Distrital del Espacio Público - DADEP.

 

7. Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - UAECD.

 

8. Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP.

 

9. Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - ID1GER.

 

10. Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC

 

11. Instituto Distrital de Recreación y Deporte - 1DRD.

 

12. Instituto de Desarrollo Urbano - IDU.

 

13. Jardín Botánico de Bogotá - JBB.

 

14. Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá - ERU.

 

15. Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá - EAB-ESP.

 

16. Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá - ETB SA ESP.

 

Parágrafo. - Los particulares que presten función pública o desarrollen un servicio público, o cualquier entidad pública, podrán suministrar o intercambiar la información que sea necesaria para el desarrollo de la virtualización de un trámite de urbanismo y construcción, en los términos de la Ley 1712 de 2014.

 

Artículo 4°. - Componentes y fases de la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de trámites de urbanismo y construcción. Los componentes y fases vinculados a la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de trámites de urbanismo y construcción, son:

 

Componentes:

 

1. Procedimientos internos en las entidades.

 

2. Tecnología e informática.

 

3. Marco legal y normativo.

 

4. Estructura organizacional.

 

5. Información y capacitación.

 

Fases:

 

1. Diagnóstico de la funcionalidad de los procesos internos de cada entidad.

 

2. Interoperabilidad de información, entre las entidades involucradas en el trámite.

 

3. Interacción con el ciudadano.

 

4. Desarrollo transaccional del trámite.

 

5. Mecanismos de coordinación.

 

6. Seguimiento, evaluación y ajuste.

 

Artículo 5”. - Racionalización de trámites. Al interior de cada entidad distrital se debe hacer un análisis, rediseño, fusión o supresión de trámites, procesos y procedimientos para que de ser necesario se supriman trámites de la cadena de urbanismo y construcción, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y de la administración distrital.

 

Los criterios a tener en cuenta para el rediseño, fusión o supresión de trámites, procesos y procedimientos, serán:

 

1. Que no cuenten con un fundamento legal o técnico.

 

2. Que hayan sido derogados por norma nacional o distrital.

 

3. Que la competencia para realizarlos haya sido otorgada a otra entidad del orden nacional o distrital.

 

4. Que, mediante un análisis de necesidad y operatividad, la entidad evidencie que son innecesarios y obstaculizan el desarrollo de la cadena de urbanismo y construcción.

 

5. Los criterios determinados por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

Artículo 6°. - Reglamentación de trámites no regulados. Las entidades distritales que a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto realicen trámites de la cadena de urbanismo y construcción que no cuenten con la normatividad vigente correspondiente al trámite en su entidad, contarán con plazo hasta el 30 de junio del 2018, para generar a través de acto administrativo motivado la reglamentación que contenga los siguientes elementos:

 

1. Describir el trámite y justificar su creación desde el punto de vista legal, con respecto a la normatividad nacional y distrital que lo sustenta.

 

2. Efectuar una propuesta de diseño del proceso del trámite y establecer los prerrequisitos documentales y operativos para cada una de las etapas.

 

3. Señalar los beneficios para la entidad y para los usuarios.

 

4. Precisar las medidas alternativas de menor costo y mayor eficiencia y el impacto presupuestal en la entidad.

 

5. Acreditar los costos de su implementación para los obligados a cumplirlo y los recursos presupuéstales y administrativos necesarios para su aplicación.

 

Artículo 7°. - Virtualización. De acuerdo con las políticas y lineamientos que defina la Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones -TIC- de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, las entidades distritales deben asegurar que la gestión de sus archivos, digitales, la realización de procedimientos administrativos utilizando mensajes de datos y la provisión de servicios de gobierno en línea, esté alineada con sus objetivos misionales, se integre con sus procesos institucionales, genere nuevo conocimiento que aumente la productividad de la entidad, incremente el valor patrimonial de la información, garantice la protección de los derechos de la entidad y de los usuarios, proteja el medio ambiente mediante la reducción del uso del papel y mantenga la memoria institucional.

 

Para el cumplimiento de tales cometidos, las entidades distritales deberán gestionar sus actuaciones administrativas por medios electrónicos, utilizando para tales efectos mensajes de datos y métodos de firma electrónica, conforme a las disposiciones de este decreto y en particular observando las siguientes reglas:

 

1. Las entidades distritales podrán utilizar mensajes de datos y métodos de firma electrónica para generar, enviar, recibir, almacenar, conservar o comunicar los documentos, expedientes y archivos que se integren en sus sistemas de información.

 

2. Los documentos, expedientes y archivos, se podrán gestionar utilizando mensajes de datos y métodos de firma electrónica.

 

3. Los sistemas de información de las entidades distritales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad que imposibiliten la incorporación de modificaciones a los documentos una vez se registren y guarden los datos.

 

4. Cuando los documentos estén sometidos a reserva conforme a la ley, deben protegerse mediante mecanismos que impidan el acceso de personal no autorizado y adoptar las medidas tendientes a evitar la destrucción de los documentos en forma accidental o provocada. Lo anterior, sin perjuicio de que el interesado solicite que se garantice la reserva de los documentos que considere, deben tener tal carácter.

 

Los mensajes de datos y los métodos de firma electrónica tendrán la validez legal y la fuerza obligatoria y probatoria establecida en la Ley 527 de 1999, y en cualquier otra norma que la modifique, adicione, complemente o reglamente.

 

Artículo 8°.- Equivalencia Funcional. Las entidades involucradas en la virtualización deberán tener en cuenta la siguiente estructura metodológica:

 

1. Análisis de las manifestaciones de equivalencia funcional para cada flujo documental de trámite, a partir de los equivalentes de escrito, firma, original y archivo contenidas en la ley 527 de 1999.

 

2. Definición tecnológica del mejor flujo documental electrónico que permita desarrollar el trámite a partir de la arquitectura tecnológica y sistemas de información con los que cuente la entidad.

 

3. Análisis de los riesgos propios de la información electrónica para cada paso dentro del trámite, a partir del flujo documental electrónico establecido, considerando desde la perspectiva de la probabilidad e impacto del riesgo, la suplantación de identidad, la alteración de la información electrónica, la ausencia de disponibilidad, y la ausencia de confidencialidad.

 

4. Establecimiento de las medidas tecnológicas que permitan mitigarlos o eliminarlos, a partir de la definición de riesgos y de su criticidad.

 

Artículo 9°. - Reporte de información. Para el proceso de virtualización, el reporte de información a la Ventanilla Única de la Construcción, deberá reunir las siguientes condiciones:

 

1. La información del trámite debe encontrarse incorporada en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).

 

2. El reporte de la información de cada trámite debe contener: definición, tiempo, costos, requisitos, normatividad, dependencias involucradas, trámites precedentes, trámites posteriores y formatos de revisión.

 

3. La entidad responsable del trámite debe emitir una Certificación de Confiabilidad de la Información aportada.

 

4. La información debe ser reportada cada vez que el trámite sea objeto de modificación por la entidad responsable o en su defecto a más tardar al 31 de diciembre de cada año, a la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, y a la Subdirección de Apoyo a la Construcción de la Secretaría Distrital del Habitat.

 

5. La información reportada debe ser suministrada a la Subdirección de Apoyo a la Construcción de la Secretaría Distrital del Habitat a través de los mecanismos que ella determine.

 

Artículo 10°. - Portafolio de servicios en la plataforma web Super CADE Virtual Ventanilla Única de la Construcción. Dentro del portafolio de servicios que se encuentran disponibles en la plataforma web Super CADE Virtual Ventanilla Única de la Construcción, cada una de las entidades deberán virtualizar los servicios al ciudadano, atendiendo los siguientes componentes:

 

1. Radicación virtual. A través de la Ventanilla Única de la Construcción, las entidades distritales deben permitir la radicación de los documentos en el sistema de información correspondiente, quedando así la solicitud incorporada para ser atendida por la entidad en los términos previstos en la Ley.

 

2. Agendamiento de citas. Las entidades distritales deben hacer uso del sistema de agendamiento dispuesto en la Ventanilla Única de la Construcción, definiendo los horarios de atención correspondientes.

 

3. Estado del trámite. Desde la Ventanilla Única de la Construcción se debe tener acceso a la consulta del estado del trámite dentro del correspondiente sistema de información de la entidad, mediante la consulta de servicios web desarrollados para tal fin.

 

4. Notificación. Desde la Ventanilla Única de la Construcción se podrán realizar las notificaciones derivadas de la solicitud del trámite, incluyendo los medios aplicables de respuesta a los mismos y la información de la contestación definitiva a la solicitud.

 

Parágrafo. - Las entidades distritales deben disponer de los recursos humanos, físicos, tecnológicos, técnicos y financieros para garantizar la interoperabilidad entre los sistemas de información distritales, desarrollando servicios web que permitan realizar las consultas electrónicas de estado del trámite, radicación calificada de documentos y la información de la respuesta definitiva a la solicitud, desde la Ventanilla Única de la Construcción.

 

Artículo 11°. - Intercambio de información. En observancia de las normas legales, las entidades responsables podrán realizar y suscribir entre ellas y con otras entidades distintas a las distritales, acuerdos o convenios interadministrativos para el intercambio y/o consulta de información y el uso de servicios web que permitan una actuación conjunta o compartida y la eficacia de los trámites.

 

Parágrafo. - En los acuerdos y/o convenios que suscriban las entidades responsables, conforme con lo dispuesto en este artículo, se establecerán las reglas de consulta de la información y los deberes jurídicos de las mismas en relación con la información sometida a reserva, conforme la Ley 1712 de 2014.

 

Artículo 12°. - Servicios de asesoría. Las entidades deberán habilitar los mecanismos presenciales y virtuales de asesoría relacionada con los trámites, documentos y requisitos vinculados a la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá D.C.

 

Artículo 13°. - Plazos para la virtualización de trámites. Las entidades distritales participes de la cadena de urbanismo y construcción, se distribuyen en los siguientes grupos de entidades según los servicios y trámites que deben ser priorizados, así:

 

Grupo entidades A

 

1. Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - UAECD.

 

2. Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER.

 

3. Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP.

 

4. Instituto de Desarrollo Urbano - IDU.

 

5. Secretaría Distrital del Hábitat - SDHT.

 

Grupo entidades B

 

1. Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá - EAB-ESP.

 

2. Secretaría Distrital de Hacienda - SDH.

 

3. Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD.

 

4. Secretaría Distrital de Planeación - SDP.

 

5. Secretaría Distrital de Ambiente - SDA.

 

 6. Secretaría Distrital de Movilidad - SDM.

 

7. Departamento Administrativo Distrital de la Defensoría del Espacio Público – DADEP.

 

Grupo entidades C

 

1. Jardín Botánico de Bogotá - JBB.

 

2. Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC

 

3. Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá - ERU.

 

4. Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá -ETB SA ESP.

 

De acuerdo con los grupos antes mencionado, dichas entidades deberán implementar los componentes definidos en los artículos 4, 7 y 10 del presente decreto, dentro de los siguientes plazos:

 

COMPONENTE/AÑO

Grupo A

Grupo B

Grupo C

 

2018

2019

 

Primer

semestre

Segundo

semestre

Primer

semestre

Segundo semestre

Virtualización de

trámites y servicios

x

 

x

x

 

Parágrafo 1.- Las entidades distintas a la administración distrital o particulares que prestan funciones públicas a la cadena de urbanismo y construcción, tales como la Superintendencia de Notariado y Registro (por intermedio de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos Zonas Norte, Centro y Sur), las Notarías del Círculo de Bogotá, D.C, las Curadurías Urbanas de Bogotá, D.C, la Empresa Gas Natural S.A. ESP., la Empresa Codensa S.A. ESP., podrán prestar su colaboración y participación en la racionalización, simplificación, automatización y virtualización de la cadena de urbanismo y construcción de Bogotá, D.C.

 

Parágrafo 2.- La Subdirección de Apoyo a la Construcción de la Secretaría Distrital del Hábitat, realizará el seguimiento al cumplimiento de los plazos señalados en este artículo.

 

Artículo 14°. - Reglamento. La Subdirección de Apoyo a la Construcción de la Secretaría Distrital del Habitat expedirá dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto, un Manual para la virtualización de los trámites y servicios vinculados a la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá D.C, desde los componentes técnico, operativo y tecnológico.

 

Artículo 15°. - Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga los Decretos Distritales 366 de 2008, 177 de 2010 y 528 de 2011.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá. D.C, a los 24 días de enero del año 2018.

 

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

 

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

 

Secretario General

 

MARIA CLAUDIA LÓPEZ SORZANO

 

Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

 

MIGUEL URIBE TURBAY

 

Secretario Distrital de Gobierno

 

            BEATRILS HELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ

 

Secretaria Distrital de Hacienda

 

ANDRÉS ORTIZ GÓMEZ

 

Secretario Distrital de Planeación

 

FRANCISCO JOSÉ CRUZ PRADA

 

Secretario Distrital de Ambiente

 

JUAN PABLO BOCAREJO SUESCÚN

 

Secretario Distrital de Movilidad

 

            GUILLERMO HERRERA CASTAÑO

 

Secretario Distrital de Hábitat